在一次畢業(yè)生入職培訓(xùn)中，有人問(wèn)我：參加工作后，首先要養(yǎng)成的第一個(gè)習(xí)慣是什么？

我當(dāng)時(shí)不假思索地回答：保持電腦桌面整潔。

多年后，當(dāng)我再次被問(wèn)到同樣的問(wèn)題，回答依然不變。

有的人，電腦開(kāi)機(jī)后，滿屏的圖標(biāo)和文件，密密麻麻。

有的人，電腦桌面爽心悅目、干干凈凈，還未開(kāi)工，便迎來(lái)好心情。

誰(shuí)好誰(shuí)不好，答案不言自明。

此前，我們分享了整理實(shí)體空間以及清理手機(jī)的方法，對(duì)于以電腦為代表的虛擬空間，我們也有方法科學(xué)整理。

一、文檔的處理

1、是去是留

對(duì)于電腦中成千上萬(wàn)的文檔，首先要判斷的是去留問(wèn)題。

文檔是去是留，按照使用頻率，可以分為三種：刪、用、留。

對(duì)于自己不需要、不符合當(dāng)前身份、用起來(lái)不舒服的資料或信息，我們要果斷刪除。

對(duì)于半年內(nèi)用不上的資料，大概率一輩子都用不上，建議同樣刪除。

那些暫時(shí)用不上，但半年內(nèi)會(huì)使用的，則可以予以暫時(shí)保留。

剩下的10%，則是我們隨時(shí)用得上，也就是常用的，予以留用。

2、處理順序

對(duì)于留存使用的信息，我們按照“先分類、再打標(biāo)”的順序進(jìn)行處理，以便能夠井然有序、隨時(shí)取用。

廚房物品分類舉例

商旅物品分類填裝后打標(biāo)

3、培養(yǎng)習(xí)慣

對(duì)物品和信息養(yǎng)成“及時(shí)打標(biāo)”的習(xí)慣很重要——這不僅僅是一種習(xí)慣，更是一種意識(shí)，同時(shí)，它還具備方便查找，同時(shí)防丟失的功能。

日用品單獨(dú)打標(biāo)

二、電腦文檔處理

在此前文章《事件安排：讓工作有條不紊的秘訣》里，我們分享了收件箱的使用。

工作中，各類文檔的處理，同樣可以借用收件箱的概念。

電腦不能成為文件資料的堆集點(diǎn)，對(duì)于其中的文檔，我們一般可以分為四類：

第一類叫工作流，可以分為項(xiàng)目資料和非項(xiàng)目資料，是當(dāng)前正在處理的文檔，尚未輸出成品（終稿）；

第二類叫參考資料，是為了完成某一項(xiàng)目或課題，收集匯總的相關(guān)參考信息，屬于“打輔助”角色，這類資料也可以分為專用資料和一般資料；

第三類稱之為歷史歸檔，屬于已經(jīng)完整封裝并輸出的終稿，可以按照年份和類別進(jìn)行編碼并歸檔；

除此之外的文檔，基本屬于臨時(shí)文檔，一律扔進(jìn)垃圾箱。

三、文檔存放

1、桌面

工作中，很多同學(xué)在下載或接收文檔后，為了圖方便，習(xí)慣于直接扔到桌面，于是，桌面很快就被鋪滿。

為了讓每天都要見(jiàn)面的桌面保持清爽整潔，我們具體建議如下：

1) 桌面不放置文檔

只允許設(shè)置一個(gè)“暫存文件夾”（收件箱）用于臨時(shí)存放——其停留時(shí)長(zhǎng)，一般不超過(guò)一個(gè)番茄鐘（25分鐘）。

當(dāng)我們接收文件后，要進(jìn)行快速預(yù)覽，如果不是馬上要處理或刪除的，則要立刻分類放置。

2) 只保留最高頻軟件的快捷方式

為了方便調(diào)用，桌面上只保留超高頻軟件的快捷方式，且軟件的數(shù)量不超過(guò)屏幕的1/3；

什么是超高頻？——工作日內(nèi)，最長(zhǎng)不超過(guò)兩天就會(huì)打開(kāi)使用的應(yīng)用，比如微信、幕布、堅(jiān)果云。

3) 增加桌面輔助工具

對(duì)于windows系統(tǒng)，可以安裝桌面助理等軟件幫助管理桌面，在實(shí)現(xiàn)一鍵整理桌面的同時(shí)還能方便搜索、截圖……

2、硬盤

對(duì)于windows電腦，我們一般習(xí)慣把文檔放到不同的硬盤。經(jīng)過(guò)多年的使用，大家基本都有了約定俗成的分區(qū)習(xí)慣：

C盤：對(duì)應(yīng)系統(tǒng)盤

D盤：應(yīng)用程序

E盤：工作臺(tái)

F盤：個(gè)人學(xué)習(xí)、娛樂(lè)等等

蘋果系統(tǒng)和windows系統(tǒng)不一樣，不再依賴硬盤的C、D、E分區(qū)，在使用上更加方便。

3、萬(wàn)物入云

按照最新的工作和協(xié)作思路，伴隨著5G等基礎(chǔ)設(shè)施的普及完善，我們逐漸可以擺脫對(duì)傳統(tǒng)物理硬盤儲(chǔ)存的依賴。

在網(wǎng)速有保證的情況下，通過(guò)堅(jiān)果云、百度網(wǎng)盤、微盤等工具，文檔能夠及時(shí)如入云，以便獲得更大容量、更持久的存儲(chǔ)空間，同時(shí)方便在不同的移動(dòng)終端中隨時(shí)切換調(diào)用。

文檔儲(chǔ)存場(chǎng)所一旦選定，就要及時(shí)放入對(duì)應(yīng)的文件夾。在這之前，我們要對(duì)文件夾提前做好分類。

四、文件夾分類

對(duì)于文件夾，一般而言我們可以將使用頻率和自身類別相結(jié)合進(jìn)行分類。

比如，對(duì)于印象筆記，下載之后就可以進(jìn)行初始分類：

這是典型的結(jié)合了使用頻率、用途和使用對(duì)象進(jìn)行的文件夾分類方式。

此外，對(duì)于手機(jī)相冊(cè)這種超高頻的應(yīng)用，我們不建議使用原生態(tài)的相冊(cè)進(jìn)行管理和瀏覽查詢，而是推薦第三方軟件進(jìn)行高效操作。

這里，我們分享一個(gè)理念：iPad和手機(jī)只用于瀏覽和查詢圖片，而非管理和操作圖片。圖片的操作分類，需要通過(guò)筆記本進(jìn)行。

對(duì)于蘋果生態(tài)的用戶，我們強(qiáng)烈推薦在手機(jī)上用HashPhotos來(lái)瀏覽圖片，而對(duì)于windows電腦+安卓手機(jī)的用戶，則推薦用百度開(kāi)發(fā)的“一刻相冊(cè)”來(lái)管理和瀏覽圖片。

此外，強(qiáng)烈建議選擇同一品牌生態(tài)下的配套設(shè)備，俗稱“全家桶”，以實(shí)現(xiàn)多端同步。

五、文檔命名

文件夾做好分類后，接下來(lái)就要對(duì)放入里面的文檔進(jìn)行及時(shí)編碼命名。

1、常規(guī)文檔命名

以電腦為例：對(duì)于桌面快捷方式的編碼，我們可以按照數(shù)字順序簡(jiǎn)單進(jìn)行，方便一鍵整理排序。

對(duì)于其他文檔的編碼，比如工作中高頻使用的Office三件套文檔（word、ppt、excel），則可以按如下方式命名：

序號(hào)+類別+加文件名+加日期+加修改人+（地點(diǎn)、如有需要）+版本

每一個(gè)版本如有迭代，就增加0.1代，如果有大迭代那就增加1代，如：

01-匯報(bào)2022年Q1工作總結(jié)220304@王大錘@廣州V2.1

12-培訓(xùn)2019年集團(tuán)新干部領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)190302@王大錘V3.0

這樣的編碼格式，看著復(fù)雜，然而一旦熟悉，查找和管理上會(huì)非常方便，俗稱：一次操作，終生躺贏。

2、爺孫套娃式命名

在國(guó)外某些國(guó)家，就會(huì)使用這種姓名沿襲制。

簡(jiǎn)單描述，就是孫子的名字包含了爺爺和爸爸的名字，爸爸的名字包含了爺爺?shù)拿帧?/p>

這種命名方式常用于印象筆記和各類相冊(cè)應(yīng)用，會(huì)非常方便文檔搜索，實(shí)現(xiàn)“一搜全有、一覽無(wú)遺”。具體格式為：

最上級(jí)文件夾：爺爺名

次級(jí)文件夾：爺爺名父親名

具體文檔：爺爺名父親名自己名

比如，印象筆記里建立一個(gè)爺文件夾，命名為“2019年克羅地亞出差”，然后依次層級(jí)結(jié)構(gòu)為：

這種“連根拔起”式的文件夾和文件命名方式，以方便在搜索時(shí)候快速找出所有同級(jí)相關(guān)，以及上級(jí)根目錄文檔。

同理，如果一個(gè)文件夾里有不同類型文件，也可以用套娃式命名法：

先取舍、后分類，再打標(biāo)命名，你的無(wú)形資料也將和有型物品一樣井然有序，清爽怡人！

接下來(lái)，我們將開(kāi)始解鎖打標(biāo)技巧和信息、人脈整理術(shù)，繼續(xù)筆耕不輟，家底和盤托出。