一封得體的信函如同商務(wù)中得體的著裝，從外可以看到內(nèi)，規(guī)范、優(yōu)美的書信語言能夠有效增進(jìn)客戶的信賴，除此之外，商務(wù)函電還有其他作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情，以下是小編給大家整理的國際通用商務(wù)信函寫法指導(dǎo)：從信封到附言寫作，希望可以幫到大家

　　英文書信和中文書信的寫作有那些不同：

　　信封(envelop)

　　與中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間，發(fā)信人的地址和姓名寫在信封的左上角，或信封背面。

　　英文書信的地址應(yīng)從小寫到大，先寫門牌號碼，再寫街道、城鎮(zhèn)、省或州及郵政編碼，最后是國家名稱。國家名稱的每一個(gè)字母都要大寫。

　　信頭/個(gè)人信頭(letterhead/personal letterhead)

　　公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯(lián)系號碼，這就是通常所說的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信，作者就需要寫明回郵地址和聯(lián)系號碼。

　　封內(nèi)日期(date line)

　　封內(nèi)日期是寫信或打字時(shí)的日期。封內(nèi)日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

　　封內(nèi)地址(inside address)

　　封內(nèi)地址是收信人的地址，包括姓名，職務(wù)(如適用)，公司名稱(如適用)，街道名稱或信箱號，城市，州或省，郵政編碼和國家。

　　封內(nèi)地址通常寫在左手邊，在日期線和稱呼之間。

　　稱呼(salutation)

　　稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼，寫在封內(nèi)地址或提示句下兩三行。稱呼后可以寫冒號或逗號。

　　在商業(yè)信函或其他正式書信中，用冒號。

　　在非正式書信中，稱呼后用逗號。(注意：盡量避免使用“to whom it may concern”或“dear sir or madam”,因?yàn)檫@種稱呼已經(jīng)過時(shí)，并且不很友好。改進(jìn)方法是爭取確定收信人的姓名，或使用“dear human resources manager”，“dear friends”這樣的稱呼。在給律師或外交領(lǐng)事寫信時(shí)，可以使用“esquire”或“esq.”這樣的頭銜，但它們不應(yīng)出現(xiàn)在稱呼中。同樣，如果收信人的姓名后面有“jr.”或“sr.”，如“george bush, jr.”也不能把它們包含在稱呼中。)

　　頭銜(titles)

　　除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“mr.”，“professor”等表示禮貌的頭銜。

　　提示句(選擇性)attention line(optional)

　　提示句的用途是指明把信送給某個(gè)具體的人或部門處理，盡管信是寫給這個(gè)組織的。另外，在指明的收信人不在時(shí)，它也允許組織中其他人查看信的內(nèi)容。提示句通常寫在封內(nèi)地址的下兩行或封內(nèi)地址的上面。

　　主題句(選擇性)subject line(optional)

　　主題句簡要說明信的內(nèi)容。通常寫在封內(nèi)地址和稱呼之間。如果寫信人不知道收信人的姓名，也可以用主題句代替稱呼。為了收到最佳效果，可以給主題句加下劃線，或大寫主題句。

　　正文(body of the letter)

　　正文的格式多種多樣。商業(yè)信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書信中，全部內(nèi)容包括日期和信尾問候語，都從左側(cè)頂格開始。段落開頭不空格，各段之間空兩行。

　　修正齊頭式，是使用最為廣泛的一種格式，商業(yè)和私人信件都可以使用，盡管在私人信件中不一定要寫回郵地址和封內(nèi)地址。使用沒有印刷信頭的普通信紙時(shí)，這種格式最合適。與齊頭式不同，發(fā)信人地址、日期，信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其余部分從左邊開始。

　　寫信人簽名(writer's identification/ signture)

　　寫信人的簽名、名字和頭銜(如果適用)，寫在信尾問候語同側(cè)三四行以下的位置。

　　附注(notions)

　　附注寫在寫信人簽名下兩行的位置，附注包括參考縮寫，附件的數(shù)目和內(nèi)容以及將收到這封信副本的人員名單。附注寫在左側(cè)。

　　信尾問候語(complimentary closing)

　　信尾問候語是寫在信尾的告別話語，例如“sincerely”，“sincerely yours”。通常位于正文兩三行以下。第一個(gè)單詞的第一個(gè)字母要大寫，最后以逗號結(jié)尾。

　　附言(postscript ps or p.s.)

　　附言用來說明沒有包括在信中的想法和內(nèi)容。通常在附注下兩三行的地方，從左側(cè)頂格寫起。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強(qiáng)調(diào)寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮。